Így kezeld vállalkozásod pénzügyeit!
A gazdasági ügyletekben a pénzügyi kötelezettségek időbeni teljesítése nélkülözhetetlen. A fizetési határidők elmulasztása késedelmi kamatokhoz és további, a hitelező késedelemmel összefüggő és a jogérvényesítéshez kapcsolódó költségeinek felszámításához vezethet. Ebben az esetben fennáll a felszámolási eljárás megindításának kockázata is.
A vállalkozások pénzügyi stabilitásának fenntartása szempontjából is nélkülözhetetlen, hogy a szerződött partnerek pontosan és határidőben teljesítsék egymás felé a fizetési kötelezettségeiket. Amennyiben ez nem történik meg, könnyen belátható, hogy a hitelező joggal támaszthat további követeléseket a késedelmes pénzfizetés miatt.
A fizetési határidők meghatározása és a számlázás nem csupán a pénzügyi rendezés technikai részletei, hanem az egész üzleti kapcsolat alapkövei. Ezek a folyamatok biztosítják, hogy minden fél számára világos legyen, mikor és milyen feltételekkel kell a pénzügyi kötelezettségeiknek a másik fél felé eleget tenniük.
Előre kell bocsátanom, hogy minden eset egyedi, azonban vannak olyan általános kérdések, amelyek ismerete a megfelelő szerződési feltételek kialakítása során nélkülözhetetlen. A késedelmes fizetésekből adódó viták a tapasztalataim alapján sokszor a szerződések pontatlanságából, a jogszabályok ismeretének hiányából vagy a vállalkozások hanyagságából erednek. Mostani cikkemmel az a célom a vállalkozások közötti pénzügyi ügyletek fontos szabályait, gyakori kérdéseit és rizikóit bemutatassam és néhány hasznos tanácsot adjak.
Szerződéses rendelkezések a jogviták elkerülése érdekében
A vállalkozások saját szerződéseikben (pl. bérleti, vállalkozási szerződések) meghatározhatják a fizetési határidőket. Általában ez a termékértékesítés vagy szolgáltatásnyújtás utánra esik: egyik fél teljesít, a másik fizet a megállapodott időben.
Az ellenérték megfizetésének ideje és módja, valamint a hozzá kapcsolódó feltételek meghatározása a szerződésben ugyancsak elengedhetetlen. Gyakran előfordul, hogy a felek a pénzügyi teljesítést a teljesítési igazolás kiállításával, illetve a számla kiállítása és elküldése időpontjához kapcsolják. Ezeknek a pontoknak a tisztázása kritikus része a megállapodásnak, ugyanakkor akadályozhatja a szerződéses kötelezettségek zökkenőmentes teljesítését.
Az ellenérték megfizetését azonban érdemes minden esetben a számla kiállításához kötnünk. Ez azt jelenti, hogy a fizetési határidőben történő megállapodással egyidejűleg a szerződésben célszerű rendezni azt is, hogy a számla kibocsátására a jogosult mikor, milyen feltételek és határidőn belül köteles. Még mielőtt részletezném a számlázás szabályait, érdemes megemlíteni a teljesítési igazolást. A vállalkozók egymás közötti szerződéseikben ennek kiállítását számos esetben a számlázás előfeltételeként határozzák meg.
Teljesítési igazolás, mint a számla kibocsátás feltétele
Amikor a felek a számlázást a teljesítési igazolásra alapozzák, a teljesítés elfogadása nélkül nem állítható ki számla. Gyakran előfordul, hogy a vevő késlekedik ezzel az igazolással, akadályozva ezzel a számlázást és az ellenérték fizetését. Fontos megvizsgálni, mi történik, ha a teljesítési igazolás késik vagy elmarad. Ez hogyan befolyásolja a számla kiállításának Áfa törvény szerinti kötelezettségét és annak határidejét?
A számla kibocsátási kötelezettség az Áfa törvény alapján a teljesítés időpontjához kapcsolódik, pl. belföldi ügyletek esetén főszabály szerint a teljesítést követő ésszerű határidőn belül kell megtörténnie. Amennyiben a szerződés előírja, hogy a teljesítéshez a megrendelő elfogadó nyilatkozata, azaz a teljesítési igazolás szükséges, akkor ennek kibocsátása nélkül a számla kiállítására vonatkozó kötelezettség nem áll fenn. Ezáltal, ha a megrendelő késlekedik a teljesítési igazolás megadásával, közvetetten akadályozhatja az ellenérték megfizetését, mivel a számla kiállításának hiányában a fizetési kötelezettség sem kezdődik meg. Ez is indokolja, hogy a szerződésekben nagy gondot fordítsunk ezen folyamatok részletes szabályozására, mindig szem előtt tartva az Áfa törvényre vonatkozó előírásokat.
Egy adóhatósági állásfoglalás szerint a teljesítési igazolás szempontjából azt szükséges vizsgálni, hogy bármely ügylet tényállásszerűen, fizikailag teljesítési igazolás hiányában is teljesült-e vagy a jogügylet tényállásszerűen csupán a teljesítés igazolásával valósul meg. A felek közötti megállapodás tartalma alapján a jogi teljesüléshez szükséges-e a teljesítésigazolás kiállítása a vevő vagy a megrendelő részéről, vagy ettől eltérően a teljesítésigazolás csupán az adóalanyok egymás közötti vagy belső elszámolásához szükséges dokumentációként szolgál.
Amennyiben az ügylet tartalma alapján az állapítható meg, hogy a teljesítésigazolás nélkül nem tekinthető teljesítettnek az ügylet, akkor a teljesítésigazolás kiállításával valósul meg az Áfa törvény szerinti teljesítés és ehhez igazodik a számlakibocsátásra nyitva álló határidő számítása is.
Nem elég csak megemlíteni a szerződésben a teljesítésigazolás kiállításának kötelezettségét. Fontos, hogy az ügylet lényegéhez kapcsolódóan a teljesítésigazolás legyen a teljesítés egyik alapfeltétele. Például ez érvényesülhet a tulajdonjog átruházásánál, a kockázatviselésnél vagy a használati jogok átadásánál. Tipikus példák erre az építőipar vagy a szoftverfejlesztés.
Amennyiben azonban az ügylet teljesítésének a formális teljesítésigazolás kiállítása nem feltétele, akkor nem ezen igazolás kiállítása tekintendő az áfa szabályai szerinti teljesítésnek. Ilyenkor nem a teljesítésigazolás kiállításától, hanem az ún. fizikai teljesítés napjától kell számítani a számlakibocsátásra nyitva álló határidőt.
Példa, amikor a teljesítési igazolás szükséges a teljesítéshez
Tegyük fel, hogy egy vállalkozás egy új raktárépület építését végzi. A felek megállapodása szerint az építési projekt befejezése után a vállalkozás nem állíthatja ki a számlát, míg a megrendelő a teljesítési igazolást el nem küldi. A teljesítési igazolással a megrendelő igazolja, hogy az építési munkálatok befejeződtek és megfelelnek a szerződésben rögzített követelményeknek, illetve minden szükséges okirat, műbizonylat, garancialevél átadásra került. Ebben az esetben, a fizikai munka elvégzése ellenére az ügylet nem tekinthető teljesítettnek, mivel a teljesítést a felek a teljesítési igazolás kiállításához kötötték és ez igazolja mindazon feltételek teljesülését, ami a szolgáltatás elvégzésével együtt jár. Ez esetben a vállalkozás csak a teljesítési igazolás megküldése után állíthatja ki a számlát és tarthat igényt az ellenértékre. Itt a teljesítési igazolás kiállítása közvetlenül befolyásolja a számla kiállításának jogosságát és időzítését, tehát a teljesítés időpontját.
Példa, amikor a teljesítési igazolás formális
Egy webfejlesztő cég egy kisebb frissítést végez egy már meglévő weboldalon. Ebben az esetben a munka jellege és a szerződés tartalma alapján lehet, hogy a fizikai teljesítés – a frissítések alkalmazása – önmagában elegendő a projekt teljesítettnek minősítéséhez. Azt a felhasználó a weboldal működtetésével átveszi és használja tovább. Bár a megrendelő kiállít egy teljesítési igazolást, ez inkább formális aktus, mivel a frissítések alkalmazása után a weboldal már a szerződés szerinti állapotban van. Ebben a helyzetben a teljesítési igazolás nem befolyásolja jelentősen a számlakibocsátásra és az ellenérték igénylésére vonatkozó jogokat, mivel a munka természete és a szerződési feltételek már eleve magukban foglalják a teljesítés feltételeit.
Az előbbi adóhatóság állásfoglalással kapcsolatban annyi kiegészítést azért tennék, hogy a teljesítési igazolást a vállalkozó készrejelentését követően értelemszerűen mindig a megrendelő állítja ki. A teljesítési igazolás ugyanis a vállalkozó által elvégzett szolgáltatás megrendelői elfogadását jelenti, tehát, hogy minden a szerződésnek megfelelően teljesült és a vállalkozó számlázhat. A teljesítési igazolás egyoldalú jognyilatkozat a megrendelő részéről, így álláspontom szerint a vállalkozó tulajdonjog átszállást vagy egyéb jogátszállást ezen nyilatkozathoz nem tud kötni (ráadásul akkor ennek időpontja is külön vitát eredményezhet).
Ha a számla kibocsátására – főszabály szerint belföldi ügyleteknél – a fizikai teljesítést követő ésszerű határidőn belül, de legfeljebb 8 nap elteltével sem kerül sor (akár a teljesítésigazolás hiányára, akár más okra tekintettel), akkor a számlakibocsátó a számla kiállításának elmulasztása miatt mulasztási bírsággal sújtható. Az ésszerű határidőn belüli számlakiállításra nyitva álló határidő abban a legkorábbi időpontban jár le, amikor a számla kibocsátásához szükséges valamennyi információ maradéktalanul a számlakibocsátó rendelkezésére áll. (Jelen cikk az Áfa tv. számla kibocsátási kötelezettségre vonatkozó szabályait csak a téma szempontjából lényeges kérdések tekintetében tartalmazza, ezért az egyes esetek tekintetében javaslom, hogy a könyvelő bevonásával állapodjanak meg a szerződéses rendelkezésekben.)
Az előbbieket összegezve: fontos mérlegelni tehát, hogy a szerződésünkben a szolgáltatás teljesítési időpontját és a számlakibocsátást a teljesítési igazoláshoz kössük-e. Ha mégis ez utóbbi mellett döntünk, akkor a megállapodásunk azt is tartalmazhatja, hogy ha megrendelő a vállalkozó készrejelentését követő határidőn belül (pl. 8 napon belül) nem állít ki teljesítési igazolást és a teljesítést sem vitatja, akkor azt úgy kell tekinteni, hogy a szolgáltatás részéről elfogadásra került. A vállalkozó ekkor teljesítési igazolás nélkül is jogosult a számla kiállítására. A fizetési határidőt ugyanis általában a számla kézhezvételétől kell számítani. Mindezek miatt a számla igazolt elküldése – például a szerződésben előre rögzített elektronikus címre vagy postán – kulcsfontosságú lehet a fizetési késedelem számítása szempontjából.
Fizetési kötelezettség számla hiányában: bírói gyakorlat és jogi álláspontok
A szerződésekben érdemes egyértelműen megfogalmazni a teljesítési igazolások, a számlakibocsátás és a fizetési határidőkre vonatkozó szabályokat, miközben nem szabad megfeledkezni a számviteli és adózási előírásokról sem. Az ilyen előírásokkal ellentétes szerződési pontok érvénytelenül is végződhetnek. Egy másik gyakori dilemma, hogy vajon kötelező-e fizetni, ha nincs számla, de a szolgáltatás már megtörtént. Ebben az ügyben a bíróságok döntései időről időre eltérhetnek.
Egyes döntések a számla kibocsátásának hiányát jogosulti késedelemnek tekintették és a kötelezett késedelmét kizárták, így késedelmi kamatot sem ítéltek meg a késedelmes fizetés miatt. Más bíróságok akként foglaltak állást, hogy a kötelezett fizetési kötelezettsége számla hiányában is beáll, ilyen esetben akár bírói letétbe is teljesíthetett volna. A magam részéről amellett foglalok állást, hogy hiába teljesít az egyik vállalkozó, ha erről számlát nem bocsát ki, akkor a másik fél részéről a pénztartozás teljesítése kizárt. Egyrészt az általános forgalmi adó áthárítása a számlával történik és a fizető fél az áfa levonási jogát a kifizetett összeg után kizárólag a számla – mit az adólevonási jog tárgyi feltétele – birtokában gyakorolhatja. Másrészt az adóhatóság és az Európai Bíróság ítéleteiben is megjelenő elvárás, hogy minden tőlünk elvárhatót megtegyünk annak érdekében, hogy a saját teljesítésünkkel mások adóelkerülő magatartásához ne járuljunk hozzá. A fizetés megtagadásával tehát számla hiányában nem csupán a saját érdekünket szolgáljuk, de a másik felet is a jogszerű magatartásra szoríthatjuk rá.
Fizetési határidő a számlán
A számlán a teljesítési határidő, a számla kibocsátás és a fizetés határideje három időpont.
Az előleg és a foglaló
Ha a felek akként állapodtak meg, hogy a fizetésre kötelezettnek a teljesítés előtt a teljes összeget vagy annak egy részét – akár előlegként, akár foglalóként – előre meg kell fizetnie akkor az főszabály szerint számlakibocsátással jár. Az előleg a pénz átadásával vagy jóváírásával minősül teljesítettnek, ilyen esetben a teljesítés, a számlakibocsátás és a fizetési határidő időpontjának szükségszerűen egybe kell esnie. Az időpontok – a teljesítés, számlakibocsátás és a fizetési határidő – különbözőek lehetnek. Érdemes kiemelni, hogy általános szabály szerint előlegfizetéskor adókötelezettség csak akkor keletkezik, ha az adót a teljesítésre kötelezett adóalany fizeti. Ez tipikusan fordított adózás esetén fordul elő, amikor a termék vevője vagy a szolgáltatás igénybevevője fizeti az adót. Ilyenkor az előlegfizetés nem von maga után adókötelezettséget, tehát nincs szükség áfa fizetésére vagy adóbevallásra az előleg kapcsán.
Példa arra, amikor a teljesítés, a számla kibocsátás és a fizetési határidő időpont eltérhet egymástól
Ha egy adásvétel az áru leszállításával és átvételével teljesül akkor a teljesítés időpontja ez a nap lesz, de lehet, hogy a számlát csak az átvételt igazoló szállítólevél visszaérkezését követően állítja ki a cég. Ez utóbbi a számla kibocsátásának napja, ami tehát főszabály szerint a teljesítés napját követő ésszerű határidőn belüli – 8 napnál nem hosszabb – időpont. Ha a felek úgy állapodtak meg, hogy az árut a számla kézhezvételétől számított 30 napon belül kell kiegyenlítenie a vevőnek, akkor a fizetési határidő a két előző időponttól eltérő harmadik időpont lesz.
A lényeg az, hogy a fizetési határidőt mindenképp érdemes figyelemmel kísérni annak érdekében, hogy a jogkövetkezményeket (pl. késedelmi kamat, behajtási költségátalány, egyéb jogérvényesítési költségek) elkerüljük.
Természetesen a fizetésre köteles fél nincs elzárva attól, hogy a kézhezvételt követően a számlát (jogalapjában, összegében, esedékességében) vitassa, de ezen határidő alatt valamilyen cselekvési kötelezettsége van. Amennyiben a fizetési kötelezettségünket elmulasztjuk és a számlát sem vitatjuk akár a másik fél felszámolási kérelmével is számolnunk kell.
Szerződési kikötések helyett törvényi rendelkezések
Ha a felek a szerződésükben nem határoztak meg fizetési határidőt akkor a Polgári Törvénykönyv (Ptk.) szabályait kell alkalmazni. E szerint a pénztartozást a jogosult számlájának (fizetésre irányuló felszólításának) kézhezvételétől számított harminc napon belül kell teljesíteni.
Előfordul persze, hogy a jogosult a fizetési felszólítását vagy a számláját már hamarabb megküldi a kötelezett felé, mint ahogy a termékértékesítést vagy a szolgáltatásnyújtást teljesítette volna. Ez esetben a harminc napos esedékességi határidőt a jogosult teljesítésétől kell számítani csakúgy, mint amikor nem állapítható meg egyértelműen, hogy a jogosult fizetési felszólítását vagy a számláját a kötelezett mikor vette át.
Olyan eset is lehetséges ugyanakkor, amikor a kötelezettnek fizetési felszólítás vagy számla bevárása nélkül teljesítenie kell fizetési kötelezettségét.
Fontos tehát leszögeznünk, hogy a vállalkozások az egymás közötti szerződéseikben elsődlegesen szabadon állapodhatnak meg arról, hogy a termékértékesítés és szolgáltatásnyújtás ellenértékének kifizetésére milyen esedékességgel, határidőn belül kerüljön sor. A törvény rendelkezéseit akkor kell figyelembe venni; ha a szerződésben a felek erről a kérdésről külön nem rendelkeztek, illetve akkor, ha rendelkeztek, de ez a szerződéses kikötés a fizetésre kötelezett számára tisztességtelennek minősül.
Hangsúlyozni szeretném, hogy a Ptk. szabályai a fizetési kötelezettség teljesítésére irányadó kötelezettségeket szabályozzák a szerződési rendelkezések hiányában. Ugyanakkor a számlázási és bizonylat kiállítási szabályokra a számviteli törvény és az áfa törvény rendelkezéseit kell figyelembe venni.
Mikor tisztességtelen a pénztartozás fizetésére előírt szerződési feltétel?
A gazdaságilag erősebb vállalkozások gyakran meghatározó szerepet töltenek be a szerződési feltételek kialakításában, különösen termékértékesítés és szolgáltatásnyújtás esetén. Általános szerződési feltételek ma már a legtöbb cég honlapján vagy az online megrendelő lapokhoz kapcsolódva kerül közzétételre vagy hozzáférhetővé a partnerek számára. Ezek a szerződések alapos áttekintést igényelnek annak érdekében, hogy a szerződést kötő vállalkozás tisztában legyen minden, a másik fél által előírt teljesítési és az ellenérték kifizetésére vonatkozó feltétellel.
Fontos kiemelni, hogy amennyiben a szerződési feltételek egyoldalúan és indokolatlanul a jogosult hátrányára térnek el, különösen ha a pénztartozás teljesítésére meghatározott határidő túllépi a hatvan napot, azokat alapértelmezés szerint tisztességtelennek kell tekinteni. Ez a gyakorlat ugyanis nem csak a pénzügyi stabilitást fenyegeti, hanem a jogi bizonytalanságok forrása is lehet. Persze itt is figyelnünk kell arra, hogy nem elég, hogy azt ilyen szerződési feltétel egyoldalúan kerüljön meghatározásra, de az indokolatlan is legyen.
A vállalkozások közötti pénzfizetési kötelezettségek és a fizetési határidők pontos meghatározása és betartása kulcsfontosságú a zökkenőmentes üzleti tranzakciókhoz. Ahogy a cikk elején írtam, az ilyen kötelezettségek megfelelő kezelése nemcsak a pénzügyi stabilitást támogatja, hanem segít elkerülni a jogi vitákat is. A teljesítés és a fizetési határidők körültekintő megállapítása, valamint a szerződéses feltételek világos kommunikációja és dokumentálása elengedhetetlen a sikeres és problémamentes üzleti kapcsolatok kialakításához.
Praktikus lépések a sikeres üzleti együttműködésekhez:
- Alapos előkészítés és tárgyalás: Törekedjünk arra, hogy minden üzleti megállapodás előkészítése során alaposan tárgyaljunk, és minden részletre kiterjedően megvitassuk a feltételeket, hogy elkerüljük a későbbi félreértéseket.
- Pontos szerződési rendelkezések: Mindig törekedjünk arra, hogy a szerződések világosan és pontosan határozzák meg a teljesítési határidőket és a fizetési feltételeket.
- Kommunikáció: Az átlátható és nyílt kommunikáció a szerződés minden szakaszában segít megelőzni a félreértéseket és a későbbi vitákat.
- Dokumentálás: A teljesítési igazolások és a számlák pontos és időben történő kiállítása kulcsfontosságú a tranzakciók nyomon követésében.
- Rugalmas megközelítés: Legyünk nyitottak a fizetési feltételek tárgyalására és szükség esetén azok módosítására, hogy mindkét fél számára elfogadható megállapodás születhessen.
- Előzetes ellenőrzés: Az üzleti partnerek pénzügyi hátterének és hírnevének előzetes ellenőrzése segíthet csökkenteni a késedelmes fizetések kockázatát.
Az üzleti tranzakciók sikere gyakran a részletekben rejlik. A fent említett gyakorlatok alkalmazásával a vállalkozások nemcsak hogy megelőzhetik a késedelmes fizetéseket és a kapcsolódó jogi vitákat, de erősíthetik üzleti kapcsolataikat is, biztosítva ezzel a hosszú távú sikerüket a piacon.
A következő cikkben a késedelmes fizetések jogkövetkezményeire fogunk összpontosítani, tovább mélyítve ezt a fontos témát.
A pénzfizetési kötelezettségek és a teljesítési határidők megfelelő kezelése elengedhetetlen a sikeres üzleti együttműködések szempontjából. A pontos és átlátható eljárások, a proaktív kommunikáció, valamint a fizetési feltételek és dokumentációk rugalmas kezelése mind hozzájárulnak a zökkenőmentes üzleti folyamatokhoz és a viták elkerüléséhez.
Fontos azonban megjegyezni, hogy bár ezek a gyakorlati tanácsok segíthetnek az alapvető problémák kezelésében, egyetlen általános útmutatás sem helyettesítheti az egyedi ügyekre szabott szakmai jogi tanácsadást. A teljesítés, számlázás és fizetési határidők területének bonyolultsága miatt, ha bármilyen kétség vagy specifikus helyzet merül fel, javasolt szakértő jogi tanácsadóhoz fordulni. Ez biztosítja, hogy a vállalkozások jogilag is megfelelően védettek legyenek, miközben üzleti tevékenységüket a lehető legjobb módon végzik.
dr. Szőke Ágnes Éva ügyvéd