Az elmúlt évtized a vállalkozások életében nem csupán az ágazati jogszabályok, a hatósági és bírósági eljárásokra vonatkozó jogszabályi környezet jelentős átalakításával, az ügyvezetők jogi felelősségének és felelősségre vonásának növekedésével, de az elektronikus eljárások térhódításával is igen jelentős, új kihívásokat jelent.
Az ügyvezetők szerepe és feladata a vállalkozások élén természetesen a vállalkozás méretétől is nagymértékben függ, hiszen egy több száz fős vállalkozás vezetése mást jelent, mint egy mikro- vagy kisvállalkozásé. Mindazonáltal a vállalkozás méretétől függetlenül kijelenthető, a társaság működéséért, a munkavállalók tevékenységéért vagy mulasztásáért is közvetetten a cégvezetők felelnek, amellett, hogy az ebből eredő anyagi terheket elsődlegesen a társaság viseli kívülállókkal szemben.
Az elmúlt években a hatóságokkal és a bíróságokkal az elektronikus kapcsolattartás lett az általános, melynek előzménye a társaságok esetében a cégkapu regisztráció intézményének bevezetése volt. Ez leegyszerűsítve nem csupán azt jelenti, hogy az eddigi papíralapú dokumentumokat elektronikus okirattá alakítva kell továbbítani és fogadni vagy már eleve elektronikus levelezést folytatunk a különböző intézményekkel, de azt is, hogy a hagyományos hivatalos iratok kézbesítésére vonatkozó szabályok is az elektronikus tárhelyre kerültek átültetésre, annak sajátos szabályaival együtt. Ebből következően az iratok kézbesítéséhez fűződő joghatályok beállta, az iratok megismerése és archiválása, az ezzel együtt járó adatvédelmi követelmények elmulasztása és nem megfelelő delegálása számtalan joghátrányt eredményezhet. Egy határidőben át nem vett elektronikus hivatalos levél esetében a jogorvoslati határidő kezdetéből eredő bizonytalanság súlyos, sőt sok esetben már helyre nem hozható, szélsőségesebb esetekben végzetes következményekkel járhat a vállalkozásra. Sajnos az elmúlt időszakból számtalan ilyen példát tudnék mondani, egy biztos: a cégkapu feletti rendelkezési jog elsődlegesen az ügyvezetőt illeti meg, aki más személyeknek is (munkavállalónak, könyvelőnek, stb.) hozzáférést adhat ahhoz, azonban ilyen esetben sem mindegy, hogy a cégkapura történt kézbesítésről kapunk-e elektronikus üzenetet, azt hova, milyen e-mail címre kapjuk, aki a dokumentumot megnyitotta regisztrálta-e annak dátumát, archiválta-e a dokumentumot, továbbította-e a megfelelő helyre.
Fontos hangsúlyozni, hogy amennyiben a cégkapuhoz az ügyvezető másnak is hozzáférést enged, az előzetes regisztráció mellett történik, ez esetben minden jogosult a továbbiakban a saját azonosító adataival és jelszavával fér hozzá a cégkapu tárhelyen lévő dokumentumokhoz, így utólag is ellenőrizhető, hogy ki és mihez fért hozzá. Saját ügyfélkapus azonosító adataink (felhasználói név, jelszó) más által történő használata súlyosan jogellenes, tehát ilyen jellegű hozzáférést nem csak másnak átengedni, de azt átvállalni is jogszabálysértő.
A cégkapuval és az elektronikus tárhellyel kapcsolatosan számos interneten elérhető tájékoztatást lehet találni, amelyeket egy felelős vezető tisztségviselőnek érdemes, sőt szükséges tanulmányoznia és a céget ily módon is kézben tartania. Sokszor tapasztalom, hogy a cégvezetők a saját ügyfélkapujuk kódját a könyvelőnek, a közvetlen alkalmazottaknak megadják, amely amellett, hogy tilos, számtalan jogilag védhetetlen helyzetet eredményezhet, hiszen minden, a saját kódunkkal történő elektronikus műveletet nekünk tulajdonítanak ezáltal, a kimentés ez esetben szinte lehetetlen és bizonyíthatatlan.
Amennyiben az interneten elérhető információk nem elegendőek, akkor cégünk segítséget nyújt abban, hogy közérthetően, gyakorlati szempontból megközelítve készségszintű ismereteket adjunk át elsődlegesen a vállalkozások vezetőinek azért, hogy a cég irányítását továbbra is ők végezhessék és biztos kézben tartsák azt.
Figyelje honlapunkat, hogy ne maradjon le a témában publikált további blogbejegyzéseinkről, workshopjainkról!
dr. Szőke Ágnes Éva LL.M.
ügyvéd/adójogi szakjogász