Fizetési határidők és számlázás

Így kezeld vállalkozásod pénzügyeit!

A gazdasági ügyletekben a fizetési határidők betartása jogszabályi kötelezettség. A késedelmes teljesítés késedelmi kamatot, behajtási költségátalányt és további jogérvényesítési költségeket eredményezhet.

Tartós nemfizetés esetén a követelések érvényesítése akár felszámolási eljárás megindításához is vezethet. A fizetési fegyelem ezért közvetlen hatással van a vállalkozások pénzügyi stabilitására.  Végső esetben akár felszámolási eljárás megindítására is sor kerülhet.

A cikk a fizetési határidők és a számlázás jogi szabályait mutatja be a gyakorlatban felmerülő kockázatokra tekintettel.

Fizetési határidők fontossága

A fizetési határidők és a számlázás nem pusztán technikai részletek, hanem az üzleti kapcsolatok alapjai. Ezek biztosítják, hogy minden fél számára egyértelmű legyen, mikor és milyen feltételekkel kell teljesíteni a pénzügyi kötelezettségeket.

Fontos előrebocsátani, hogy minden eset egyedi. Vannak azonban olyan általános szabályok, amelyek ismerete a szerződési feltételek kialakításához nélkülözhetetlen.

Tapasztalatom szerint a késedelmes fizetésekből származó viták gyakran három okra vezethetők vissza:

• a szerződések pontatlanságára,
• a jogszabályok hiányos ismeretére, vagy
• egyszerű figyelmetlenségre.

Ebben a cikkben a vállalkozások közötti pénzügyi ügyletek legfontosabb szabályait, gyakori kérdéseit és kockázatait mutatom be.

Szerződéses rendelkezések a jogviták elkerülése érdekében

A vállalkozások szerződéseikben (pl. bérleti, vállalkozási szerződés) szabadon meghatározhatják a fizetési határidőket. Általában a fizetés a termékértékesítés vagy szolgáltatásnyújtás teljesítése után esedékes: az egyik fél teljesít, a másik ezt követően fizet (esedékesség).

Mit kell tartalmaznia a szerződésnek?

A szerződésben egyértelműen rögzíteni kell:

• az ellenérték összegét,
• a fizetés határidejét,
• a fizetés módját,
• a fizetés feltételeit (pl. számla kiállítása, teljesítési igazolás).

Miért fontos ez?

A felek gyakran a fizetési kötelezettséget a számla kiállításához vagy a teljesítési igazolás kiadásához kötik. Ez önmagában nem probléma, de ha nincs pontosan szabályozva, késleltetheti a fizetést.

Fontos tudni: a pénzfizetési kötelezettség számla vagy teljesítési igazolás nélkül is beállhat, ha a szolgáltatás teljesült.

A teljesítési igazolás csapdája

Ha a szerződés előírja, hogy a fizetés csak a teljesítési igazolás kiállítása után esedékes, a megrendelő a teljesítési igazolás késleltetésével akadályozhatja a fizetést – még akkor is, ha a szolgáltatás már teljesült.

Ezért a szolgáltató vagy értékesítő számára érdemes a fizetést a számla kiállításához kötni, nem pedig a teljesítési igazoláshoz. A szerződésben ilyenkor rögzíteni kell, hogy a jogosult mikor és milyen határidőn belül köteles a számlát kiállítani.

Teljesítési igazolás, mint a számla kibocsátás feltétele

Ha a felek a számlázást a teljesítési igazolás kiállításához kötik, számla csak az igazolás kiadása után állítható ki. Ez problémát okozhat, ha a megrendelő késlekedik az igazolással – így közvetve a fizetést is akadályozhatja.

Mit mond az Áfa törvény?

Az Áfa törvény szerint a számla kibocsátása a teljesítés időpontjához kapcsolódik. Belföldi ügyleteknél a számlát a teljesítést követő ésszerű időn belül kell kiállítani. Ha a szerződés előírja, hogy a teljesítéshez a megrendelő elfogadó nyilatkozata (teljesítési igazolás) szükséges, akkor ennek kibocsátása nélkül a számlakiállítási kötelezettség sem áll be. Ebből következik: ha a megrendelő késlekedik a teljesítési igazolással, számla hiányában a fizetési kötelezettség sem indul el.

Mikor számít a teljesítési igazolás a teljesítés időpontjának?

Egy adóhatósági állásfoglalás szerint azt kell megvizsgálni, hogy az ügylet teljesítési igazolás nélkül is lezajlott-e, vagy csak az igazolással tekinthető befejezettnek.

A felek megállapodása alapján kell eldönteni:

• A teljesítési igazolás a jogi teljesülés feltétele, vagy
• csak belső elszámolási dokumentum.

Ha a teljesítési igazolás az ügylet lényegi feltétele, akkor az Áfa törvény szerinti teljesítés időpontja az igazolás kiállításának napja – és ehhez igazodik a számlázási határidő is.

Mikor lényegi feltétel a teljesítési igazolás?

Nem elég a szerződésben megemlíteni a teljesítési igazolást. Annak az ügylet lényegéhez kell kapcsolódnia – jellemzően olyan összetett szolgáltatásoknál, ahol a megrendelőnek részletes felméréssel vagy átadás-átvételi eljárással kell meggyőződnie a munka megfelelőségéről. Tipikus példák:

• építőipari projektek,
• szoftverfejlesztés,
• összetett műszaki szolgáltatások.

Ha a teljesítési igazolás csak formális

Ha az ügylet teljesítéséhez a teljesítési igazolás nem feltétel, akkor nem az igazolás kiállítása számít az Áfa törvény szerinti teljesítésnek. Ilyenkor a számlázási határidőt a fizikai teljesítés napjától kell számítani.

A visszaélés kockázata

Fontos felhívni a figyelmet: a teljesítési igazoláshoz kötött fizetés visszaélésre is lehetőséget adhat. A megrendelő az igazolás késleltetésével indokolatlanul halaszthatja a fizetést – még akkor is, ha a szolgáltatás már teljesült.

Példa, amikor a teljesítési igazolás szükséges a teljesítéshez

Egy vállalkozás raktárépület építését végzi. A szerződés szerint a vállalkozó csak akkor állíthat ki számlát, ha a megrendelő kiállította a teljesítési igazolást.

A teljesítési igazolás ebben az esetben azt tanúsítja, hogy:

• az építési munkálatok befejeződtek,
• a munka megfelel a szerződésben rögzített követelményeknek,
• minden szükséges dokumentum (műbizonylat, garancialevél) átadásra került.

Bár a fizikai munka elkészült, az ügylet jogilag csak a teljesítési igazolás kiállításával tekinthető teljesítettnek. A vállalkozó ezt követően számlázhat és követelheti az ellenértéket.

Példa, amikor a teljesítési igazolás formális

Egy könyvelőiroda havi könyvelési szolgáltatást nyújt. A könyvelés elvégzése után a megrendelő kiállít egy teljesítési igazolást, de ez csak formális aktus – a könyvelési munka a hónap lezárásával már teljesültnek tekinthető.

Egy másik egyszerű példával élve: egy fordítóiroda szerződés alapján lefordít egy dokumentumot, majd e-mailben elküldi a megrendelőnek. A fordítás a dokumentum elküldésével teljesültnek tekinthető – a megrendelő azonnal felhasználhatja. Ha a megrendelő kiállít teljesítési igazolást, az szintén csupán formális aktus.

Mindkét esetben a számlázási határidő nem a teljesítési igazolás kiállításától, hanem a tényleges teljesítéstől számít.

Ki állítja ki a teljesítési igazolást?

A teljesítési igazolást mindig a megrendelő állítja ki, a vállalkozó készrejelentését követően. Az igazolás azt jelenti, hogy a megrendelő elfogadta a vállalkozó által elvégzett szolgáltatást: minden a szerződésnek megfelelően teljesült, és a vállalkozó jogosult számlázni.

A teljesítési igazolás egyoldalú jognyilatkozat a megrendelő részéről. Álláspontom szerint nem javasolt, hogy a vállalkozó a tulajdonjog vagy más jog átszállását a teljesítési igazolás kiállításához kösse – ez ugyanis az átszállás időpontja tekintetében jogvitát eredményezhet.

Számlázási határidő: a 8 napos szabály

A számlát belföldi ügyletek esetén legkésőbb a teljesítést követő 8 napon belül kell kiállítani.

Honnan számít a határidő?

• Ha a teljesítési igazolás a teljesítés feltétele: az igazolás átvételétől.
• Ha a teljesítési igazolás csak formális: a fizikai teljesítés napjától.

Ha a számla ésszerű határidőn belül, de legkésőbb 8 napon belül nem kerül kibocsátásra, mulasztási bírság szabható ki. Az ésszerű határidőn belüli számlakiállításra nyitva álló határidő abban a legkorábbi időpontban jár le, amikor a számla kibocsátásához szükséges valamennyi információ maradéktalanul a számlakibocsátó rendelkezésére áll.

(Ez a cikk az Áfa tv. számlakibocsátási kötelezettségeire csak a témához kapcsolódó lényeges kérdéseket tárgyalja. Az egyedi esetekhez javasolt könyvelő bevonásával megállapodni a szerződéses rendelkezésekben.)

Mit tehetünk a késedelem elkerülése érdekében?

Érdemes mérlegelni, hogy a szerződésben a számlakibocsátást a teljesítési igazoláshoz kössük-e. Ha igen, javasolt az alábbi kikötés:

„Ha a megrendelő a vállalkozó készrejelentését követő 8 napon belül nem állít ki teljesítési igazolást és a teljesítést sem vitatja, a szolgáltatás elfogadottnak tekintendő. A vállalkozó jogosult a számla kiállítására.”

A fizetési határidőt általában a számla kézhezvételétől kell számítani. Ezért kulcsfontosságú, hogy a számla elküldése igazolható legyen – akár e-mailben, akár postai úton.

Fizetési kötelezettség számla hiányában: bírói gyakorlat és jogi álláspontok

A szerződésekben egyértelműen érdemes rögzíteni a teljesítési igazolások, a számlázás és a fizetési határidők szabályait – figyelembe véve a számviteli és adózási előírásokat is. Az ezekkel ellentétes szerződési kikötések érvénytelenek lehetnek.

Gyakori kérdés: kötelező-e fizetni, ha a szolgáltatás megtörtént, de számla nem érkezett? A bíróságok eltérően ítélték meg ezt a helyzetet.

Korábbi bírói gyakorlat

Egyes döntések szerint a számla kibocsátásának hiánya jogosulti késedelemnek minősül. Ilyenkor a kötelezett késedelme kizárt, így késedelmi kamat sem jár. Más bíróságok ezzel szemben úgy foglaltak állást, hogy a fizetési kötelezettség számla hiányában is beáll – a kötelezett akár bírói letétbe is teljesíthetett volna.

A Kúria álláspontja (BH2024. 112)

A Kúria egyik legfrissebb döntésében tisztázta ezt a kérdést. Az ügyben az alperes azzal érvelt, hogy a felperes alanyi adómentes KATA adózású vállalkozóként a Katatv., az Áfatv. és a Számviteli törvény alapján köteles lett volna számlát kiállítani. Ennek elmulasztása szerinte jogosulti késedelemnek minősül, ezért a fizetési felszólítás sem tehette esedékessé a követelést.

A Kúria nem értett egyet ezzel az állásponttal. A döntés szerint a kötelezett a fizetési kötelezettségről fizetési felszólításból és számlából egyaránt tudomást szerezhet – a Ptk. 6:130. § (1) bekezdése alapján bármelyik alkalmas a teljesítési határidő meghatározására. A jogosult a szerződéses kötelezettségét a szolgáltatás teljesítésével teszi meg, nem a számlázással. A számlakiállítási kötelezettség adójogi előírás, nem szerződéses kötelezettség – megsértése adójogi szankciót vonhat maga után, de nem zárja ki a követelés érvényesítését.

Miért érdemes mégis ragaszkodni a számlához?

A Kúria döntése ellenére javasolt, hogy a felek a szerződésben előírják: a fizetés feltétele a számla kiállítása. Az áfa áthárítása ugyanis a számlával történik, és az áfa levonási joga csak számla birtokában gyakorolható, mivel a számla az adólevonás tárgyi feltétele. Ezen túlmenően az adóhatóság és az Európai Bíróság elvárása is az, hogy minden tőlünk elvárhatót megtegyünk annak érdekében, hogy saját teljesítésünkkel ne járuljunk hozzá mások adóelkerülő magatartásához.

A fizetés megtagadásával számla hiányában tehát nem csupán saját érdekünket szolgáljuk, de a másik felet is jogszerű magatartásra ösztönözhetjük.

Fizetési határidő a számlán

A számlán három különböző időpont szerepelhet: a teljesítés időpontja, a számla kibocsátásának dátuma és a fizetési határidő. Fontos, hogy ezeket ne keverjük össze.

Az előleg és a foglaló

Ha a felek abban állapodnak meg, hogy a fizetésre kötelezettnek a teljesítés előtt kell megfizetnie a teljes összeget vagy annak egy részét – akár előlegként, akár foglalóként –, az főszabály szerint számlakibocsátással jár.

Előleg esetén a teljesítés a pénz átadásával vagy jóváírásával valósul meg. Ilyenkor a teljesítés időpontja, a számlakibocsátás és a fizetési határidő szükségszerűen egybeesik.

Fontos szabály: előlegfizetéskor áfa kötelezettség főszabály szerint keletkezik. Kivételt képez a fordított adózás esete, amikor az adót nem a teljesítésre kötelezett, hanem a termék vevője vagy a szolgáltatás igénybevevője fizeti. Ilyenkor az előlegfizetés nem von maga után áfa fizetési kötelezettséget.

Példa arra, amikor a teljesítés, a számla kibocsátás és a fizetési határidő időpont eltérhet egymástól

Tegyük fel, hogy egy adásvétel az áru leszállításával és átvételével teljesül. A teljesítés időpontja tehát az átvétel napja. A számlát azonban a cég csak a szállítólevél visszaérkezését követően állítja ki – ez a számla kibocsátásának napja. Ez főszabály szerint a teljesítést követő 8 napon belül kell, hogy megtörténjen.

Ha a felek úgy állapodtak meg, hogy a vevő a számla kézhezvételétől számított 30 napon belül fizet, akkor a fizetési határidő egy harmadik, az előző kettőtől eltérő időpont.

A lényeg: a fizetési határidőt mindenképpen érdemes figyelemmel kísérni, hogy elkerüljük a késedelemből fakadó jogkövetkezményeket – késedelmi kamatot, behajtási költségátalányt és egyéb jogérvényesítési költségeket.

Ha a fizetési kötelezettségünket elmulasztjuk, és a számlát sem vitatjuk, akár a másik fél felszámolási kérelmével is számolnunk kell.

Szerződési kikötések helyett törvényi rendelkezések

Mit mond a törvény, ha nincs szerződéses kikötés?

Ha a felek a szerződésükben nem határoztak meg fizetési határidőt akkor a Polgári Törvénykönyv (Ptk.) szabályait kell alkalmazni. E szerint a pénztartozást a jogosult számlájának (fizetésre irányuló felszólításának) kézhezvételétől számított 30 napon belül kell teljesíteni.

Előfordulhat, hogy a jogosult a számlát vagy a fizetési felszólítást korábban küldi meg, mint ahogy a szolgáltatást teljesítette. Ilyenkor a 30 napos határidő a jogosult teljesítésétől számít. Ugyanez vonatkozik arra az esetre is, ha nem egyértelmű, hogy a kötelezett mikor kapta meg a számlát.

Bizonyos esetekben a kötelezettnek számla vagy fizetési felszólítás bevárása nélkül is teljesítenie kell fizetési kötelezettségét.

Szerződéses szabadság és korlátai

A vállalkozások egymás közötti szerződéseikben szabadon megállapodhatnak a fizetési határidőről és feltételekről. A törvényi rendelkezések akkor irányadók, ha a felek erről nem rendelkeztek, vagy ha a megállapodás a fizetésre kötelezett számára tisztességtelennek minősül.

Fontos elkülöníteni: a fizetési kötelezettségre a Ptk. szabályai vonatkoznak, míg a számlázási és bizonylat kiállítási szabályokra a számviteli törvény és az áfa törvény rendelkezéseit kell alkalmazni.

Mikor tisztességtelen a pénztartozás fizetésére előírt szerződési feltétel?

A gazdaságilag erősebb vállalkozások gyakran meghatározó szerepet töltenek be a szerződési feltételek kialakításában. Az általános szerződési feltételek ma már a legtöbb cég honlapján vagy az online megrendelőlapokhoz kapcsolódva elérhetők. Ezeket érdemes alaposan áttekinteni, hogy a szerződő fél tisztában legyen a teljesítési és fizetési feltételekkel.

Ha a szerződési feltételek indokolatlanul és egyoldalúan hátrányosak a jogosultra nézve, azokat tisztességtelennek kell tekinteni. Különösen igaz ez, ha a fizetési határidő meghaladja a 60 napot.

Fontos azonban, hogy a tisztességtelenség megállapításához két feltételnek együttesen kell teljesülnie: a kikötés egyoldalúan került meghatározásra, és az indokolatlanul hátrányos. Önmagában az egyoldalú kikötés vagy a hosszú fizetési határidő nem feltétlenül tisztességtelen.

Praktikus lépések a sikeres üzleti együttműködésekhez:

• Alapos előkészítés és tárgyalás: Törekedjünk arra, hogy minden üzleti megállapodás előkészítése során alaposan tárgyaljunk, és minden részletre kiterjedően megvitassuk a feltételeket, hogy elkerüljük a későbbi félreértéseket.
• Pontos szerződési rendelkezések: Mindig törekedjünk arra, hogy a szerződések világosan és pontosan határozzák meg a teljesítési határidőket és a fizetési feltételeket.
• Kommunikáció: Az átlátható és nyílt kommunikáció a szerződés minden szakaszában segít megelőzni a félreértéseket és a későbbi vitákat.
• Dokumentálás: A teljesítési igazolások és a számlák pontos és időben történő kiállítása kulcsfontosságú a tranzakciók nyomon követésében.
• Rugalmas megközelítés: Legyünk nyitottak a fizetési feltételek tárgyalására és szükség esetén azok módosítására, hogy mindkét fél számára elfogadható megállapodás születhessen.
• Előzetes ellenőrzés: Az üzleti partnerek pénzügyi hátterének és hírnevének előzetes ellenőrzése segíthet csökkenteni a késedelmes fizetések kockázatát.

Az üzleti tranzakciók sikere gyakran a részletekben rejlik. A fent említett gyakorlatok alkalmazásával a vállalkozások nemcsak hogy megelőzhetik a késedelmes fizetéseket és a kapcsolódó jogi vitákat, de erősíthetik üzleti kapcsolataikat is, biztosítva ezzel a hosszú távú sikerüket a piacon.

A következő cikkben a késedelmes fizetések jogkövetkezményeire összpontosítunk, tovább mélyítve ezt a fontos témát.

A pénzfizetési kötelezettségek és a teljesítési határidők megfelelő kezelése elengedhetetlen a sikeres üzleti együttműködések szempontjából. A pontos és átlátható eljárások, a proaktív kommunikáció, valamint a fizetési feltételek és dokumentációk rugalmas kezelése mind hozzájárulnak a zökkenőmentes üzleti folyamatokhoz és a viták elkerüléséhez.

A fenti tanácsok segítenek a leggyakoribb problémák megelőzésében, de az üzleti jog és a pénzügyi szabályozás területe összetett. Egy általános útmutató nem helyettesítheti az egyedi helyzetre szabott szakmai tanácsadást.

Mikor érdemes szakértőhöz fordulni? Ha a teljesítési folyamat több szereplős vagy bonyolult, ha speciális iparági szabályoknak kell megfelelni, vagy ha vitatott számlákkal, halmozódó késedelmekkel, esetleg fizetésképtelenséggel szembesül.

A megfelelő jogi támogatással elkerülhetők a költséges viták, és a vállalkozás arra összpontosíthat, ami igazán fontos: a növekedésre.

dr. Szőke Ágnes Éva ügyvéd